Σύστημα Διαχείρισης Αδειών

Διαχείριση απουσιών και αδειών

Η λύση Kelio διευκολύνει τη διαχείριση των αδειών και των απουσιών του προσωπικού

Η διαχείριση των αδειών και των απουσιών είναι μια πολύπλοκη δραστηριότητα για τα τμήματα ανθρώπινου δυναμικού και τους υπεύθυνους. Η παρακολούθηση του επιδόματος αδείας, η επικύρωση των λογαριασμών, η συμμόρφωση με τη νομοθεσία και οι απαιτήσεις δήλωσης είναι πολύ χρονοβόρες εργασίες.

Πώς να καταγράφετε τις άδειες και τις απουσίες του προσωπικού;

Υπάρχουν πολλοί λόγοι απουσίας του προσωπικού: ασθένεια, εργατικό ατύχημα, επαγγελματική ασθένεια, άδεια μητρότητας, ανάθεση καθηκόντων, επιτόπια ανάθεση, εξωτερική ανάθεση, απουσία για οικογενειακούς λόγους, ιατρικό ραντεβού κ.λπ. και κάθε τύπος πρέπει να λαμβάνει διαφορετικής και ορθής μεταχείρισης. Κάθε τύπος απουσίας απαιτεί συγκεκριμένους ελέγχους και παρακολούθηση: κατανομή σε ώρες εργάσιμες, εργάσιμες ή ημερολογιακές ημέρες, περιορισμένη διάρκεια, προϋποθέσεις επιστροφής στην εργασία, δικαιολογητικά κ.ο.κ. Η λύση Kelio εναρμονίζεται με το σύνολο των συλλογικών συμβάσεων και με τις πρακτικές που εφαρμόζονται στους επιμέρους οργανισμούς. Καταγράφει με ακρίβεια τις απουσίες και ελέγχει τους υπολογισμούς. Τα δεδομένα απουσιών παρουσιάζονται σε αξιόπιστη μορφή για εύκολη επεξεργασία από τη μισθοδοσία και στην υποχρεωτική δήλωσή σας.

Ψηφιοποίηση της διαδικασίας αιτημάτων άδειας και απουσιών

Με το λογισμικό Kelio μπορείτε να διαμορφώσετε μια αποκεντρωμένη λύση διαχείρισης για αιτήματα αδειών, όπως:

Καταγραφή των ατομικών αναγκών των εργαζομένων
Διαχείριση των ροών επικύρωσης απουσιών
Συμπερίληψη κανονιστικών και οργανωτικών ελέγχων και επαληθεύσεων
Ορατότητα όλων των αποτελεσμάτων και των επιπτώσεών τους στα προγράμματα

Το προσωπικό και οι υπεύθυνοι συμμετέχουν στη διαδικασία και το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού δε χρειάζεται πλέον να ξοδεύει χρόνο για την εκ νέου εισαγωγή δεδομένων, η οποία μπορεί να προκαλέσει σφάλματα.

Για το προσωπικό, η διεπαφή μπορεί να χρησιμοποιηθεί για:

Υποβολή αιτημάτων ηλεκτρονικά από τον σταθμό εργασίας τους, το τηλέφωνο ή από τερματικά με οθόνη αφής
Προβολή των υπολοίπων των αδειών τους πριν από την υποβολή αιτήματος
Προβολή των απουσιαζόντων εργαζομένων στο τμήμα ή την ομάδα έργου τους
Λήψη ειδοποιήσεων για αλλαγές στο αίτημά τους.

Για τους υπεύθυνους, η εφαρμογή μπορεί να χρησιμοποιηθεί για:

Παρακολούθηση και επεξεργασία των αιτημάτων απουσίας από τις ομάδες τους
Προβολή του προγράμματος αδειών για την ομάδα τους και των ποσοστών απουσιών
Δίκαιη αντιμετώπιση των αιτημάτων απουσίας, σύμφωνα με τους στόχους φόρτου εργασίας στα προγράμματά τους
Συνεχής ενημέρωση για τυχόν απρόβλεπτες απουσίες, ώστε να μπορεί να υπάρχει αποτελεσματική ανταπόκριση.

Προσαρμογή των ροών επικύρωσης

Η αποτελεσματική διαχείριση των αιτημάτων αδειών περιλαμβάνει την προσαρμογή των διαδρομών επικύρωσης. Με το Kelio μπορείτε:

Να διαχειρίζεστε ένα ή περισσότερα επίπεδα ιεραρχικής επικύρωσης διαδοχικά ή παράλληλα
Να διαχειρίζεστε διαφορετικές διαδρομές επικύρωσης, ανάλογα με τους λόγους απουσίας
Να ορίσετε αντικαταστάτες επικύρωσης χειροκίνητα ή αυτόματα σε περίπτωση απουσίας, για να αποφύγετε το μπλοκάρισμα της διαδρομής επικύρωσης
Να εκτελείτε επικυρώσεις μεμονωμένα ή μαζικά

Παρακολούθηση της διαχείρισης αδειών και απουσιών σε πραγματικό χρόνο

Με την Kelio, οι υπεύθυνοι έχουν ορατότητα σε πραγματικό χρόνο του συλλογικού προγραμματισμού απουσιών και των δικαιωμάτων τους. Ενσωματωμένο απρόσκοπτα στο σύστημα πληροφορικής σας, το Kelio συγχρονίζει όλα τα συμβάντα αδειών και απουσιών με τα ημερολόγιά σας Microsoft Outlook®, Google Calendar® και Lotus Notes®. Η ιδανική λύση για να βεβαιωθείτε ότι τα κοινά ημερολόγια αντικατοπτρίζουν τις ατομικές διαθεσιμότητες σε πραγματικό χρόνο. Ο συγχρονισμός καθίσταται επίσης δυνατός με τη μονάδα Προγραμμάτων Kelio. Τα διάφορα αιτήματα άδειας που έχουν επικυρωθεί, εκκρεμεί η επικύρωση ή η διαγραφή τους προσδιορίζονται σε γραφική μορφή στα πλέγματα των προγραμμάτων σας. Μπορείτε να δείτε τον αριθμό των απουσιαζόντων υπαλλήλων ανά ημέρα, ανά λόγο απουσίας και, κατά περίπτωση, ανά θέση εργασίας, για να προσαρμόσετε τα επίπεδα προσωπικού σας σε πραγματικό χρόνο.

Στείλτε τα δεδομένα σας απευθείας στη μισθοδοσία

Συμβατό με περισσότερες από 160 εφαρμογές μισθοδοσίας, το λογισμικό Kelio αυτοματοποιεί την εισαγωγή των συμβάντων απουσίας χωρίς να χρειάζεται επανεισαγωγή και χωρίς κίνδυνο λαθών για την παραγωγή εκκαθαριστικών σημειωμάτων και τον συγχρονισμό των υποχρεωτικών δηλώσεων. Η Kelio προσφέρει ολοκληρωμένες λειτουργίες αναφοράς, που παράγουν ατομικά και συλλογικά στατιστικά αδειών για σκοπούς λήψης αποφάσεων. Ποτέ άλλοτε δεν ήταν τόσο εύκολο να καταρτιστούν περιλήψεις ανά λόγο απουσίας, εργαζόμενο ή τμήμα.

Διαχείριση εξωτερικών αναθέσεων

Όταν ένας εργαζόμενος εξέρχεται από τις εγκαταστάσεις της εταιρείας με σκοπό την εκτέλεση εξωτερικής εργασίας, η απουσία πρέπει να καταγράφεται χωρίς να αφαιρείται από τον χρόνο εργασίας. Ομοίως, οι εκπρόσωποι του προσωπικού παίρνουν ρεπό για συναφείς δραστηριότητες, οι οποίες πρέπει να ταυτοποιούνται και να υπολογίζονται χωρίς να αντιμετωπίζονται ως απουσίες. Η λύση Kelio παρέχει διάφορες επιλογές για τη ρύθμιση αυτών των πρακτικών.

Το προσωπικό μπορεί να χρησιμοποιήσει τη σελίδα αυτοεξυπηρέτησης για να δηλώσει εξωτερικές αναθέσεις ή να χρονομετρά απευθείας σε τερματικά με οθόνη αφής εντός του οργανισμού. Οι μηχανισμοί αυτοί υποστηρίζουν το προσωπικό, παρέχοντάς του ακριβείς πληροφορίες σχετικά με τους λογαριασμούς και τα επιδόματά του, και επιτρέπουν στον οργανισμό να συμμορφώνεται πλήρως με τις ευθύνες του σε περίπτωση τυχόν περιστατικών που μπορεί να συμβούν κατά τη διάρκεια μιας ανάθεσης.