Λογισμικό ένταξης στο Ανθρώπινο Δυναμικό
Βελτιστοποιήστε τη διαδικασία ένταξης των νεοεισερχομένων στον οργανισμό σας
Δημιουργήστε μια εξατομικευμένη εμπειρία ένταξης για να καλωσορίσετε τους νέους υπαλλήλους. Η λύση λογισμικού της Kelio σας βοηθά να διευκολύνετε το ξεκίνημά τους στον οργανισμό σας, να ενισχύσετε την αφοσίωση των εργαζομένων και να διαφυλάξετε το ταλέντο τους, ευθύς εξαρχής.
Τι είναι η διαδικασία ένταξης του ανθρώπινου δυναμικού;
Ως ένταξη νοείται η διαδικασία υποδοχής νέων εργαζομένων, η ενσωμάτωσή τους στον οργανισμό και η παρακολούθηση της προόδου τους κατά τη διάρκεια του σταδίου του νεοεισερχόμενου εργαζόμενου. Στόχος είναι η βελτιστοποίηση της εμπειρίας του νέου εργαζομένου κατά την ένταξή του στον οργανισμό, καθώς και η ομαλότερη και ευκολότερη ένταξή του.
Οι στόχοι της διαδικασίας ένταξης είναι οι εξής:
- Εξοικείωση των εργαζομένων με το νέο εργασιακό περιβάλλον τους: γνωριμία με τον οργανισμό, τις αξίες, την αποστολή, τις εσωτερικές διαδικασίες και διεργασίες κ.λπ., καθώς και παροχή πληροφοριών σχετικά με τη θέση, τον ρόλο και τις αρμοδιότητές τους στον οργανισμό
- Διασφάλιση της καλής προσαρμογής του εργαζομένου στην ομάδα, ώστε να διευκολύνεται η ατομική και ομαδική εργασία
- Παροχή των απαραίτητων εργαλείων και πληροφοριών για την εκτέλεση των καθηκόντων τους: θέση εργασίας, κάρτα πρόσβασης, εσωτερική τεκμηρίωση κ.λπ.
- Εξασφάλιση ενός επιτυχημένου ξεκινήματος για τον εργαζόμενο στον νέο ρόλο του, με ταχεία ανάπτυξη ικανοτήτων, χάρη στην επικοινωνία και την υποστήριξη που έχει παρασχεθεί εκ των προτέρων
- Συγκέντρωση ανατροφοδότησης από τον εργαζόμενο μέσω αναφορών ανατροφοδότησης για τους νεοπροσληφθέντες, μόλις ξεκινήσουν τον νέο ρόλο τους, ή μέσω αξιολογήσεων στο τέλος της δοκιμαστικής περιόδου, με σκοπό τη συνεχή βελτίωση της διαδικασίας ένταξης.
Η ένταξη του ανθρώπινου δυναμικού είναι ένα σημαντικό βήμα και διαδραματίζει ουσιαστικό ρόλο στη διατήρηση των κινήτρων των εργαζομένων, στη διατήρηση των ταλέντων και, κατά συνέπεια, στη μείωση του κύκλου εργασιών των εργαζομένων.
Χρησιμοποιώντας το λογισμικό ένταξης της Kelio, μπορείτε να παρέχετε μια ομαλή και εξατομικευμένη εμπειρία για τους νεοπροσληφθέντες, ακόμη και πριν αυτοί ενταχθούν στον οργανισμό! Απλοποιήστε τις διαδικασίες ένταξης και συντονίστε αβίαστα όλους τους ενδιαφερόμενους, που εμπλέκονται στην ένταξη των εργαζομένων σας στον οργανισμό.
Προ-ένταξη: το κλειδί για την επιτυχή ενσωμάτωση των νεοεισερχομένων στον οργανισμό σας
Η προ-ένταξη αποτελεί βασικό βήμα στη διαδικασία ένταξης. Πρόκειται για τη φάση που λαμβάνει χώρα πριν από την ένταξη ενός νέου εργαζομένου στον οργανισμό και αμέσως μετά την πρόσληψή του σε έναν ρόλο.
Αυτό το στάδιο, το οποίο προηγείται της ένταξης, απαιτεί αρκετό χρόνο για να ολοκληρωθεί και μπορεί να είναι όσο σύντομο ή εκτεταμένο επιθυμείτε. Περιλαμβάνει διάφορα σημεία επικοινωνίας, τόσο σε σχέση με τις διοικητικές πτυχές όσο και με την προετοιμασία του εργαζομένου για την ένταξή του στην εταιρεία. Κατά τη διάρκεια αυτού του σταδίου είναι σημαντικό να διατηρηθεί το επίπεδο κινήτρων του εργαζομένου, μέχρι την πρώτη ημέρα του στον οργανισμό.
Προκειμένου να σας βοηθήσει να το επιτύχετε αυτό, το λογισμικό HRIS της Kelio προσφέρει μια ολοκληρωμένη λύση προ-ένταξης. Μόλις λάβουν τα στοιχεία σύνδεσής τους, οι νεοπροσληφθέντες θα μπορούν να συνδεθούν στην πύλη εργαζομένων Kelio, όπου μπορούν:
- Να εισάγουν τα προσωπικά τους στοιχεία απευθείας στον φάκελο υπαλλήλων της Kelio και να υποβάλλουν διάφορα διοικητικά έγγραφα
- Να οριστικοποιήσουν και να υπογράψουν τη σύμβαση εργασίας τους, καθώς και τον εταιρικό καταστατικό χάρτη ή οποιοδήποτε άλλο έγγραφο ανθρώπινου δυναμικού, μέσω ηλεκτρονικής υπογραφής
- Να εξερευνήσουν το νέο χώρο εργασίας τους, ο οποίος έχει προσαρμοστεί έτσι ώστε να αντικατοπτρίζει τον εταιρικό χαρακτήρα του οργανισμού, και να λάβουν μια σειρά ενημερωτικών στοιχείων (πακέτο καλωσορίσματος, τελευταία νέα κ.λπ.) – όλα αυτά πριν από την πρώτη ημέρα τους
- Να αλληλεπιδράσουν με τους μελλοντικούς συναδέλφους τους και τον υπεύθυνό τους, μέσω της ενσωματωμένης λειτουργίας ανταλλαγής μηνυμάτων
- Να λάβουν τυχόν σημαντικές πληροφορίες που επιθυμείτε να τους στείλετε πριν από την πρώτη ημέρα τους, όπως οδηγίες ή πρόγραμμα εκπαίδευσης.
Όλες αυτές οι αποκεντρωμένες ενέργειες απαλλάσσουν το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού από την ανάγκη εκτέλεσης διοικητικών διαδικασιών και επιτρέπουν στους νεοπροσληφθέντες να διαδραματίσουν ενεργό ρόλο στη διαδικασία ένταξής τους, ενώ παράλληλα προετοιμάζονται σταδιακά για τον νέο ρόλο τους στην εταιρεία.
Αυτό το στάδιο προ-ένταξης συχνά παραβλέπεται, αλλά παίζει ουσιαστικό ρόλο στην εξασφάλιση των νεοπροσληφθέντων και στην προώθηση της επωνυμίας του εργοδότη.
Πώς μπορείτε να οργανώσετε μια διαδικασία ένταξης ανθρώπινου δυναμικού; Ένας ευκολότερος τρόπος διαχείρισης των καθηκόντων ένταξης
Το λογισμικό ένταξης της Kelio σας δίνει τη δυνατότητα να αυτοματοποιήσετε τις εργασίες που σχετίζονται με τους νεοπροσλαμβανόμενους, καθιστώντας την όλη διαδικασία πιο ομαλή και εύκολη.
Ως υπεύθυνος ανθρώπινου δυναμικού, μπορείτε να καταγράψετε τις ενέργειες που πρέπει να πραγματοποιηθούν για την προετοιμασία της άφιξης ενός νέου υπαλλήλου και να καθορίσετε τους υπαλλήλους και τα τμήματα που θα συμμετέχουν σε αυτή τη διαδικασία (τμήμα πληροφορικής, προϊστάμενος κ.λπ.) εντός της λύσης Kelio.
Αυτές οι λίστες ελέγχου μπορούν να προσαρμοστούν, ώστε να ανταποκρίνονται στις ειδικές απαιτήσεις ενός οργανισμού και περιλαμβάνουν, για παράδειγμα:
- Κατάρτιση και υπογραφή εγγράφων σύμβασης ανθρώπινου δυναμικού
- Διαμόρφωση ενός υπολογιστή ή ενός σήματος πρόσβασης
- Παροχή εργαλείων και εξοπλισμού που θα χρειαστεί ο εργαζόμενος για την εκπλήρωση του ρόλου του: ατομικός προστατευτικός εξοπλισμός, smartphone, εταιρικό αυτοκίνητο κ.λπ.
- Προετοιμασία ενός πακέτου καλωσορίσματος
- Προγραμματισμός υποχρεωτικών ραντεβού: ιατρικές εξετάσεις, εκπαίδευση στις διαδικασίες ασφάλειας και προστασίας του οργανισμού κ.λπ.
Καθορισμός προθεσμίας για την ολοκλήρωση αυτών των ενεργειών και ορισμός υποχρεωτικών πεδίων ή καθορισμός υποχρεωτικών εγγράφων που πρέπει να μεταφορτωθούν.
Δημιουργία ακολουθιών εργασιών: η ανάθεση μιας εργασίας μπορεί να εξαρτάται από την ολοκλήρωση μιας προηγούμενης ενέργειας.
Ως υπεύθυνος ανθρώπινου δυναμικού, μπορείτε να παρακολουθείτε την ολοκλήρωση των ενεργειών στο πλαίσιο της διαδικασίας ένταξης σε πραγματικό χρόνο, από την οθόνη ελέγχου σας, και μπορείτε να ρυθμίσετε ειδοποιήσεις που θα σας ειδοποιούν για τυχόν καθυστερήσεις. Η λύση Kelio συμβάλλει στη διασφάλιση ότι οι υπάλληλοί σας ολοκληρώνουν κάθε εργασία εγκαίρως. Μειώστε τα λάθη και τις καθυστερήσεις στη διαδικασία ένταξης του ανθρώπινου δυναμικού σας, με τη λύση λογισμικού της Kelio.
Δε χρειάζεται πλέον να καταρτίζετε μια νέα διαδικασία ένταξης για κάθε νέο εργαζόμενο! Η λύση λογισμικού της Kelio εφαρμόζει τις προκαθορισμένες, εξατομικευμένες διαδικασίες ροής εργασιών σας, με βάση τις κατηγορίες των εργαζομένων σας.
Εξατομικευμένη ένταξη – για μια διαδικασία ένταξης, που αντικατοπτρίζει τις αξίες σας και ανταποκρίνεται απόλυτα στις ανάγκες σας
Μπορείτε να ελέγξετε κάθε παράμετρο της διαδικασίας ένταξης, ώστε να διασφαλίσετε ότι αντικατοπτρίζει τις αξίες και την κουλτούρα του οργανισμού σας.
Η λύση λογισμικού της Kelio σας δίνει τη δυνατότητα να προσαρμόσετε πλήρως τη διαδικασία ένταξης, σύμφωνα με τις ειδικές απαιτήσεις του οργανισμού σας: αριθμός εργασιών, αλληλουχία ενεργειών, προθεσμίες, σχετιζόμενοι υπάλληλοι, εργαλεία που πρέπει να παρέχονται, αναδρομικός σχεδιασμός κ.λπ. Θα δημιουργήσετε την αίσθηση του ανήκειν και της δέσμευσης μεταξύ των νέων εργαζομένων, από τη στιγμή που θα ενταχθούν στην εταιρεία.
Με την Kelio, μπορείτε να τυποποιήσετε τη διαδικασία ένταξης σε ολόκληρο τον οργανισμό σας, εξασφαλίζοντας μια βέλτιστη εμπειρία για όλους τους νεοπροσληφθέντες κατά την ένταξή τους στην εταιρεία, καθώς και ενισχύοντας μακροπρόθεσμα την επωνυμία του εργοδότη σας.
Διαδικασίες αποχώρησης, επανένταξης…: γιατί θα πρέπει να ενισχύσετε τη μακροπρόθεσμη διαδικασία ένταξης
Χάρη στα προσαρμόσιμα χαρακτηριστικά της, η λύση λογισμικού της Kelio απλοποιεί και υποστηρίζει τις εσωτερικές διαδικασίες ανθρώπινου δυναμικού, ακολουθώντας τις ίδιες αρχές με τη διαδικασία ένταξης. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να συγκεντρώσετε και να αυτοματοποιήσετε διαδικασίες ανθρώπινου δυναμικού όπως:
- Επανένταξη: διευκόλυνση της επανένταξης ενός εργαζομένου μετά από μακρά περίοδο απουσίας (λόγω μακροχρόνιας ασθένειας, άδειας μητρότητας ή εκπαιδευτικής άδειας, επιστροφής από περίοδο στο εξωτερικό κ.λπ.)
- Ένταξη σε άλλον ρόλο: απλοποίηση και διευκόλυνση της διαδικασίας αλλαγής ρόλου ενός εργαζομένου εντός του ίδιου οργανισμού
- Αποχώρηση: αναλάβετε τη διαχείριση διαφόρων πλευρών που αφορούν την αποχώρηση των εργαζομένων από τον οργανισμό, ώστε να διασφαλίσετε ότι έχουν ολοκληρωθεί όλες οι απαραίτητες εργασίες, όπως η επιστροφή του εξοπλισμού εργασίας και των σημάτων πρόσβασης, η απενεργοποίηση της πρόσβασης στα συστήματα IT, ο τερματισμός των συνδρομών και άλλες διοικητικές διατυπώσεις, η πλήρης και οριστική εκκαθάριση των μισθών, η συμπλήρωση των δηλώσεων μισθοδοσίας κ.ο.κ.
Το λογισμικό ένταξης της Kelio προσφέρει μια ολοκληρωμένη λύση για τη διαχείριση ολόκληρου του κύκλου ζωής των εργαζομένων, από το στάδιο της πρόσληψης μέχρι το τέλος του χρόνου απασχόλησής τους στον οργανισμό.
Γιατί να επιλέξετε τη λύση λογισμικού της Kelio για τη διαχείριση της διαδικασίας ένταξης;
- Απρόσκοπτη ενσωμάτωση των νέων εργαζομένων σας, προσαρμοσμένη στις ανάγκες σας, για τη βελτιστοποίηση της εμπειρίας τους κατά την ένταξη, ακόμη και πριν από την πρώτη ημέρα εργασίας τους
- Αύξηση της παραγωγικότητας των υπευθύνων ανθρώπινου δυναμικού, μέσω της αυτοματοποίησης, της ανάθεσης και της ευκολότερης παρακολούθησης των εργασιών ένταξης
- Μείωση των σφαλμάτων και των καθυστερήσεων, μέσω του ακριβούς σχεδιασμού των προς εκτέλεση ενεργειών
- Μια καλύτερη εμπειρία για τους εργαζομένους σας, οι οποίοι θα αισθάνονται καλοδεχούμενοι και ότι ο οργανισμός τους φροντίζει, ευθύς εξαρχής
- Ενισχύστε την επωνυμία του εργοδότη σας
