Διαχείριση Προγράμματος

Πώς να βελτιστοποιήσετε τη διαχείριση της ρότας εργασίας προσωπικού

Λογισμικό διαχείρισης προγραμμάτων και σχεδιασμός που υπόκειται σε ελέγχους

Ο προγραμματισμός του ανθρώπινου δυναμικού και η οργάνωση των χρονοδιαγραμμάτων εργασίας αποτελούν στρατηγικά ζητήματα για τους οργανισμούς που αντιμετωπίζουν την ανάγκη να διαχειριστούν τα ακανόνιστα πρότυπα δραστηριότητας και να βελτιστοποιήσουν τους διαθέσιμους ανθρώπινους πόρους τους, τηρώντας παράλληλα τη νομοθεσία για τον εργασιακό χώρο.

Τι είναι η διαχείριση σχεδιασμού;

Ο προγραμματισμός του προσωπικού ή η διαχείριση του προγραμματισμού του ανθρώπινου δυναμικού σε έναν οργανισμό περιλαμβάνει:

Οργάνωση της εργασίας των εργαζομένων – καθορισμός των προγραμμάτων τους και κατανομή των καθηκόντων τους,
Βελτιστοποίηση των διαθέσιμων ανθρώπινων πόρων για μια θέση εργασίας, ανάλογα με τις δεξιότητες και τη διαθεσιμότητα του καθενός,
Συντονισμός του προγραμματισμού του προγράμματος ανάμεσα στις βάρδιες,
Διαχείριση απρόβλεπτων περιστατικών και ακανόνιστων μοτίβων δραστηριότητας για την αποφυγή υποστελέχωσης ή υπερστελέχωσης.

λαμβάνοντας υπόψη:

Τους στόχους παραγωγής ή υπηρεσιών,
Τη νομοθεσία για την απασχόληση (ώρες ανάπαυσης, ημέρες εργασίας κ.λπ.),
Τον σεβασμό στη δίκαιη μεταχείριση των εργαζομένων στον χώρο εργασίας,
Τις ατομικές προσδοκίες για καλύτερη ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής.

Ο προγραμματισμός των ωρών εργασίας είναι απαραίτητος για την εξασφάλιση μιας αποτελεσματικής, συνεχούς υπηρεσίας σε οργανισμούς, όπου ο συντονισμός του προσωπικού είναι ζωτικής σημασίας:

νοσοκομεία, εκπαιδευτικά νοσοκομεία, κλινικές, εργαστήρια βιοϊατρικών αναλύσεων, κέντρα υγειονομικής περίθαλψης, γηροκομεία,
εστιατόρια,
εταιρείες καθαρισμού,
τηλεφωνικά κέντρα, κέντρα εξυπηρέτησης,

οδικές μεταφορές,
καταστήματα που απασχολούν πωλητές και ταμίες,
εργοστάσια στη συνεχή διαχείριση της παραγωγής,
κ.λπ.

Αν και συχνά δημοφιλής στους οργανισμούς, η διαχείριση του προσωπικού μέσω του Excel^© εμπεριέχει ορισμένες παγίδες, οι οποίες σπαταλούν χρόνο και αυξάνουν τον κίνδυνο σφαλμάτων όπως:

Πολλαπλασιασμό των προγραμμάτων μεταξύ των ομάδων,
Επαναλαμβανόμενες, χειροκίνητες ενημερώσεις,
Έλλειψη ενσωμάτωσης στόχων παραγωγής, αδειών και απουσιών, απαιτήσεων προγραμματισμού κ.λπ.

Αντίθετα, το λογισμικό προγραμματισμού προσωπικού προσφέρει μια κεντρική επισκόπηση της οργάνωσης της εργασίας. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την αποτελεσματική διαχείριση των εργαζομένων με την προσαρμογή των ανθρώπινων πόρων, σύμφωνα με τους επιχειρησιακούς στόχους και σύμφωνα με τους δείκτες απόδοσης.

Αποτελεσματικός προγραμματισμός ανθρώπινων πόρων με το λογισμικό Kelio Planning

Το λογισμικό Kelio Planning είναι ένα ολοκληρωμένο εργαλείο διαχείρισης για τα προγράμματα, τις απουσίες και τις δραστηριότητες των εργαζομένων. Προβλέπει την τέλεια ευθυγράμμιση μεταξύ των επιπέδων προσωπικού, των διαθέσιμων δεξιοτήτων και του προγραμματισμένου φόρτου εργασίας, τηρώντας τη νομοθεσία για τους χώρους εργασίας (ώρες ανάπαυσης, μέγιστος χρόνος εργασίας κ.λπ.).

Η εύκολη στη χρήση, προηγμένη λειτουργικότητα του λογισμικού Kelio Planning σας επιτρέπει να βελτιστοποιήσετε την οργάνωση της εργασίας σας:

Διαχείριση των προγραμμάτων του προσωπικού, προγραμματισμός αδειών και απουσιών,
Ειδοποιήσεις σε περίπτωση μη συμμόρφωσης με τις νομικές απαιτήσεις και τις απαιτήσεις του χρόνου εργασίας,
Εξαιρετικά προσαρμόσιμη οθόνη,
Αυτόματη προετοιμασία προγράμματος, με ενσωμάτωση πολλαπλών απαιτήσεων,
Διαχείριση δανείων, αντικαταστάσεων και έκτακτου προσωπικού,
Παρακολούθηση της επάρκειας των πόρων για την αντιμετώπιση των διακυμάνσεων της δραστηριότητας και επισήμανση της υποστελέχωσης και της υπερστελέχωσης,
Εύκολη διανομή των προγραμμάτων: μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μηνύματος κειμένου, εκτύπωσης, ανάρτησης στον προσωπικό χώρο του εργαζομένου.

Διαχείριση οπτικού και εργονομικού σχεδιασμού

Δημιουργήστε μια ακριβή αναπαραγωγή της οργάνωσης της εργασίας σας, με χρονοδιαγράμματα που προσαρμόζονται εύκολα από τους χρήστες. Το λογισμικό Kelio Planning προσφέρει πολλαπλές επιλογές και ρυθμίσεις εμφάνισης:

Διαισθητικός και προσαρμόσιμος χώρος εργασίας: μεγάλη ποικιλία χρωμάτων και εικονιδίων,
Εργονομική λειτουργικότητα: αντιγραφή και επικόλληση, ομαδοποιημένες ενέργειες, σχεδιασμός προτύπων που πρόκειται να αναπτυχθούν κ.λπ.,
Πλήρως διαδικτυακή μονάδα για ταχύτερη προβολή και μεγαλύτερη άνεση του χρήστη,
Ρυθμιζόμενη κλίμακα χρόνου: εμφάνιση των προγραμμάτων της ομάδας ανά έτος, μήνα, εβδομάδα, ημέρα, ώρα,
Προσαρμοσμένο φιλτράρισμα των ομάδων εργαζομένων που θα εμφανίζονται στο πρόγραμμα προσωπικού,
Ευέλικτη προβολή των θέσεων εργασίας -ανά γραμμή, στήλη ή φάκελο- για την αντιπροσώπευση κάθε συγκεκριμένης οργάνωσης εργασίας,
Επισήμανση της υποστελέχωσης και της υπερστελέχωσης στα προγράμματα των ομάδων,
Παραμετροποιήσιμες αναφορές και πίνακες ελέγχου.

Διαχείριση προγραμματισμού σε συμμόρφωση με τις νομικές και συμβατικές απαιτήσεις

Διασφαλίστε τον προγραμματισμό της ομάδας σας με το λογισμικό προγραμματισμού Kelio χάρη στις ειδοποιήσεις που επισημαίνουν τυχόν μη συμμόρφωση με τις νομικές απαιτήσεις:

Μέγιστος ημερήσιος/εβδομαδιαίος χρόνος εργασίας,
Μέσος εβδομαδιαίος χρόνος εργασίας για Χ εβδομάδες,
Ελάχιστος χρόνος ανάπαυσης μεταξύ δύο εργάσιμων ημερών.

Ο προγραμματισμός Kelio σας επιτρέπει επίσης να προσθέσετε ειδοποιήσεις που συνδέονται με τους δικούς σας εσωτερικούς κανονισμούς. Μπορείτε να θέσετε σε εφαρμογή ελέγχους για:

Υπερωρίες, νυχτερινές ώρες κ.λπ.
Ετήσιο στόχος ωρών.
Επίδομα υπολειπόμενης άδειας, μειωμένο χρόνο εργασίας (RTT) κ.λπ.

Αυτές οι ειδοποιήσεις μπορούν να ρυθμιστούν ως ρύθμιση αποκλεισμού ή μόνο για ενημέρωση.

Έχετε κάποια ερώτηση;
Επικοινωνήστε μαζί μας

Προγράμματα που κοινοποιούνται και ενημερώνονται σε πραγματικό χρόνο

Το λογισμικό Kelio Planning ενσωματώνει όλα τα προγράμματα του οργανισμού σας σε μια ενιαία βάση δεδομένων.

Επομένως, η διαχείριση του προγραμματισμού της ομάδας διαθέτει δυνατότητες:

κοινοποίησης και κεντρική πρόσβαση από τους υπεύθυνους, τους υπαλλήλους και το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού,
ενημέρωσης σε πραγματικό χρόνο, με ενσωμάτωση των απουσιών και των αδειών των εργαζομένων,
απλοποίησης: οι διαδικασίες δανεισμού και κοινής χρήσης προσωπικού απλοποιούνται και ο φόρτος εργασίας κατανέμεται εύκολα σε όλους τους υπαλλήλους και το έκτακτο προσωπικό.

Σε αντίθεση με τη διαχείριση προσωπικού που γίνεται σε μεμονωμένα φύλλα Excel^© σε κάθε τμήμα, η κοινή διαχείριση προγραμματισμού Kelio προσφέρει μια ολοκληρωμένη, ενημερωμένη επισκόπηση της οργάνωσης της εργασίας σας.

Άδειες, ανάλυση ωρών, δίκαιη κατανομή: συγκεντρώστε όλες τις πληροφορίες σας στο λογισμικό διαχείρισης προσωπικού Kelio

Ως πρότυπο, η ενότητα Kelio Planning είναι εξοπλισμένη με την ισχύ του υπολογιστή διαχείρισης χρόνου και παρουσιών και παρέχει στους υπεύθυνους παρακολούθηση σε πραγματικό χρόνο όλων των λογαριασμών εντός του οργανισμού τους. Από το Kelio Planning, μπορούν να ελέγξουν:

Ατομικούς και συλλογικούς λογαριασμούς προγράμματος,
Ειδοποιήσεις και ανωμαλίες για να διασφαλιστεί η δίκαιη κατανομή μεταξύ των εργαζομένων,
Ο αντίκτυπος των απουσιών και των αδειών των εργαζομένων στον τρόπο κάλυψης των απαιτήσεων ανά σταθμό εργασίας (δυνατότητα διαχείρισης των αδειών μέσω του Microsoft Outlook^©),
Αποκλίσεις μεταξύ των ωρών που ολοκληρώθηκαν και των προγραμματισμένων ωρών.

Εντοπίστε ευκολότερα την υποστελέχωση και την υπερστελέχωση

Διευκολύνοντας τον χειρισμό καταστάσεων υποστελέχωσης και υπερστελέχωσης, το Kelio Planning σας επιτρέπει να βελτιστοποιήσετε την κατανομή των ανθρώπινων πόρων, όπως απαιτείται για την εκπλήρωση του προγραμματισμένου φόρτου εργασίας: Σε περίπτωση υποστελέχωσης:

Αναζήτηση διαθέσιμων εσωτερικών πόρων με παρόμοιες δεξιότητες,
Αίτηση προσωρινών πόρων από το Kelio Planning, χρησιμοποιώντας ένα έντυπο που αποστέλλεται απευθείας στο Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού ή σε γραφεία προσωρινής απασχόλησης,
Διαχείριση έκτακτων υπαλλήλων.

Σε περίπτωση υπερστελέχωσης:

Παροχή του προσωπικού στη διάθεση άλλων τμημάτων της εταιρείας,
Προσωπικό για ανάπαυση.

Πώς να προετοιμάζετε εύκολα τα χρονοδιαγράμματα του προσωπικού

Το Kelio Planning μπορεί να χρησιμοποιηθεί για:

Εύκολη αναπαραγωγή τυποποιημένων εβδομαδιαίων χρονοδιαγραμμάτων
Παροχή αυτόματων υπολογισμών για τις απαιτήσεις σε πόρους, σύμφωνα με μεταβλητές δραστηριότητας που μπορούν να ενσωματωθούν στο λογισμικό ή να εισαχθούν από εξωτερικές βάσεις δεδομένων (ποσότητες παραγωγής, στόχοι του προηγούμενου έτους, αριθμός παραγγελιών προς αποστολή κ.λπ.)
Δημιουργία ενός αριθμού διαφορετικών προκαταρκτικών προγραμμάτων, χωρίς πραγματικό αντίκτυπο στους εργαζόμενους, πριν από την επιλογή της οριστικής έκδοσης
Δημιουργία αυτόματων προτάσεων προγραμματισμού: το λογισμικό κατανέμει τους διαθέσιμους υπαλλήλους στους σταθμούς εργασίας, ώστε να διασφαλίζεται η κάλυψη των αναγκών, λαμβάνοντας υπόψη τις έννοιες της προτεραιότητας, των νομικών υποχρεώσεων και των περιορισμών, όπως ορίζονται για τους σταθμούς εργασίας (π.χ. απαιτούμενες δεξιότητες, υπάλληλοι προτεραιότητας, μη εξουσιοδοτημένοι υπάλληλοι). Η εν λόγω πρόταση σχεδιασμού δύναται να προσαρμοστεί πριν από την εφαρμογή της.

Βελτιστοποιημένος σχεδιασμός που υπόκειται σε περιορισμούς

Για την εκπλήρωση των απαιτήσεων βελτιστοποιημένου προγραμματισμού που χαρακτηρίζουν ορισμένους κλάδους, όπως το μαζικό λιανικό εμπόριο, τα τηλεφωνικά κέντρα ή η εστίαση, έχει συναφθεί συνεργασία με την Holy-Dis, Γάλλο εκδότη λογισμικού που ειδικεύεται σε λύσεις διαχείρισης εργατικού δυναμικού, προσφέροντας ένα κατάλληλο προϊόν, το οποίο χρησιμοποιεί μια διαφανή, εγγενή διασύνδεση μεταξύ του λογισμικού προγραμματισμού και του Planexa^® ή του Timesquare^®.
Αυτή η διεπαφή παρέχει ενιαία διαχείριση των προγραμμάτων και των χρόνων παρουσίας, ενώ εξαλείφει τη χειροκίνητη εισαγωγή δεδομένων.

Βελτιστοποίηση σχεδιασμού με τη χρήση του Planexa^®:

Διαχείριση δεδομένων δραστηριότητας.
Δημιουργία προγραμμάτων κατάλληλων σε σχέση με τη συχνότητα ή δραστηριότητα.
Συμμόρφωση με τις νομικές απαιτήσεις.

Απλοποιημένη χρονομέτρηση εισόδου/εξόδου χρησιμοποιώντας τη λύση Kelio:

Συλλογή χρόνων εργασίας μέσω τερματικού χρονομέτρησης.
Διαχείριση διαλειμμάτων με διάρκεια υπό όρους.
Προβολή των προσωπικών αποτελεσμάτων (υπόλοιπο ωρών εργασίας, ισοζύγιο απουσιών κ.λπ.).

Γιατί να επιλέξω την Kelio για τη διαχείριση του προγραμματισμού μου;

Πλήρως διαδικτυακή λύση
Τρία προσαρμόσιμα επίπεδα προγραμματισμού δραστηριοτήτων: εργασίες / κέντρα κόστους / έργα
Προγραμματισμός προγραμμάτων, απουσιών, θέσεων εργασίας, δραστηριοτήτων, έργων κ.λπ.
Ειδοποιήσεις σε πραγματικό χρόνο
Εξαιρετικά προσαρμόσιμες αναφορές και εκτυπώσεις
Αντικαταστάσεις και διαθέσιμοι πόροι
Προβολή ανά ημέρα, μισή ημέρα, ένα τρίτο της ημέρας, από ώρα σε ώρα
Εύκολη διακίνηση προγραμματισμού: εκτύπωση, email, γραπτό μήνυμα