Ηλεκτρονική υπογραφή με την Kelio
Τέλος στις έντυπες διαδικασίες, με ηλεκτρονικές υπογραφές και λογισμικό Kelio! Θα εκπλαγείτε με το πόσο γρήγορο και εύκολο είναι στη χρήση!
Υπογράψτε εξ αποστάσεως τα έγγραφα που αφορούν το ανθρώπινο δυναμικό σας: συμβάσεις εργασίας, αναφορές τέλους περιόδου, πρωτόκολλα υγείας ή εσωτερικούς κανονισμούς… Η διαχείριση υπογραφών και η αρχειοθέτηση υπογεγραμμένων εγγράφων δεν ήταν ποτέ ευκολότερη!
Ποια είναι τα πλεονεκτήματα των ηλεκτρονικών υπογραφών;
Επιταχύνετε τη διεκπεραίωση των διοικητικών εργασιών σας με τη χρήση ηλεκτρονικών υπογραφών. Η ψηφιοποίηση της τρέχουσας διαδικασίας υπογραφής έχει πολλά πλεονεκτήματα:
- Μείωση των δαπανών σας: καταργήστε την επεξεργασία χαρτιού και το κόστος αποστολής εγγράφων μέσω ταχυδρομείου.
- Σημαντική συμβολή στην προστασία του περιβάλλοντος με την κατάργηση του χαρτιού.
- Επιτάχυνση των χρόνων σύναψης συμβάσεων, ιδίως κατά την πρόσληψη νέων εργαζομένων.
- Εξοικονόμηση χρόνου που δαπανάται για διοικητικές εργασίες, ώστε το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού σας να μπορεί να επικεντρωθεί σε αυτά που πραγματικά έχουν σημασία. Ταξινόμηση, εκτύπωση, τοποθέτηση εγγράφων σε φακέλους και ταχυδρόμησή τους, αρχειοθέτηση… όλα αυτά είναι χρονοβόρες εργασίες με μικρή προστιθέμενη αξία, που μπορούν να εξαλειφθούν από τη ροή εργασίας σας χάρη στις ηλεκτρονικές υπογραφές.
- Πιστοποίηση της ταυτότητας του υπογράφοντος και της ακεραιότητας του υπογεγραμμένου εγγράφου.
- Ατομική ή ομαδική επικύρωση λειτουργίας για το έγγραφο προς υπογραφή.
- Αυτόματη αρχειοθέτηση όλων των υπογεγραμμένων εγγράφων στην Kelio.
Μια απλή διαδικασία για την ψηφιοποίηση της υπογραφής των εγγράφων ανθρώπινου δυναμικού σας
Πείτε αντίο στη γραφειοκρατία, τις παραδόσεις κούριερ και τα χαμένα έγγραφα!
Με αυτή την πλήρως ενσωματωμένη ενότητα ψηφιοποίησης, μπορείτε να εκδώσετε τις εκθέσεις τέλους περιόδου στην Kelio υπογεγραμμένες – καθώς και όλα τα εξωτερικά έγγραφά σας (μόνο σε μορφή PDF):
- Γενικά έγγραφα, όπως πρωτόκολλα υγείας και εσωτερικοί κανονισμοί
- Ατομικά έγγραφα, όπως περιγραφές θέσεων εργασίας
Ως υπεύθυνος ανθρώπινου δυναμικού:
Διαμορφώστε τα πρότυπα υπογραφής σας με βάση τον τύπο του εγγράφου.
Δημιουργήστε τα έγγραφά σας στην Kelio ή εισάγετέ τα ως PDF.
Υποβάλετέ τα στον προϊστάμενό σας για επαλήθευση/επιβεβαίωση με την υπογραφή της εταιρείας.
Αφού αποσταλούν τα έγγραφα ανθρώπινου δυναμικού, μπορείτε να ελέγχετε την πρόοδό τους και να τα παρακολουθείτε ή να τα ανακαλείτε σε περίπτωση λάθους ή ακύρωσης της διαδικασίας.
Εν ευθέτω χρόνω, θα δείτε πότε θα έχουν ολοκληρωθεί οι υπογραφές.
Συλλέξτε και αρχειοθετήστε αυτόματα τα υπογεγραμμένα έγγραφα. Μπορείτε επίσης να τα δείτε και να τα εκτυπώσετε.
Ως υπογράφων:
Κάντε κλικ στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σας ειδοποιεί ότι υπάρχει ένα έγγραφο που πρέπει να υπογράψετε.
Διαβάστε το έγγραφο στο σύνολό του.
Κάντε κλικ για να ξεκινήσει η διαδικασία υπογραφής.
Εισάγετε τον μοναδικό κωδικό που λάβατε μέσω γραπτού μηνύματος ή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να επιβεβαιώσετε την ταυτότητά σας.
Μόλις όλοι υπογράψουν το έγγραφο, θα λάβετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα σας επιτρέπει να κατεβάσετε και να αποθηκεύσετε το έγγραφό σας.
Πώς μπορώ να παρακολουθώ και να αρχειοθετώ τα έγγραφά μου;
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν πίνακα παρακολούθησης για να παρακολουθείτε την πρόοδο των εγγράφων που έχετε στείλει για υπογραφή κατά την επιλεγμένη περίοδο.
Οι λειτουργίες ταξινόμησης και φιλτραρίσματος σάς επιτρέπουν να παρακολουθείτε γρήγορα τους υπογράφοντες που καθυστερούν να υπογράψουν το έγγραφο ή να ανακαλείτε τη διαδικασία εάν έχει γίνει κάποιο λάθος.
Μόλις υπογραφούν, τα έγγραφά σας θα αρχειοθετηθούν αυτόματα στον ασφαλή χώρο αποθήκευσης Kelio, όπου μπορείτε να τα ταξινομήσετε και να τα κατεβάσετε.
Ο φάκελος απόδειξης σάς επιτρέπει να πιστοποιήσετε τη γνησιότητα του εγγράφου και του υπογράφοντος.
Απλή, πρακτική, προσαρμοσμένη τιμολόγηση
Η Kelio καθιστά τη ζωή σας ευκολότερη, διαμορφώνοντας ένα μοναδικό κόστος για τη διαδικασία υπογραφής σας με ένα πακέτο «all-inclusive»:
- Υπογραφή του υπογράφοντος
- Παράδοση του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή του μηνύματος κειμένου που περιέχει τον μοναδικό κωδικό που απαιτείται για την πιστοποίηση και επιβεβαίωση της υπογραφής
- Υπογραφή της εταιρείας του υπεύθυνού σας (εταιρεία ως νομική οντότητα/φυσικό πρόσωπο)*
- Αποστολή συνδέσμου μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε όλους τους υπογράφοντες για τη λήψη του εγγράφου μετά την υπογραφή του
- Παραλαβή και αποθήκευση του υπογεγραμμένου εγγράφου για τον οργανισμό στον διακομιστή Kelio σε ασφαλή χώρο
* Το Kelio διευκολύνει τη διαδικασία υπογραφής της εταιρείας σας («προσωρινή μνήμη διακομιστή»), εμφανίζοντας μια οθόνη επικύρωσης πριν από την αποστολή των εγγράφων για υπογραφή. Αυτό σας επιτρέπει επίσης να προσθέσετε ηλεκτρονικά την εταιρική έγκριση, χρησιμοποιώντας ένα «μόνιμο» πιστοποιητικό (μακροπρόθεσμο πιστοποιητικό που δεν περιορίζεται σε μία μόνο χρήση της υπογραφής).
Το «βιβλίο υπογραφών» σας θα είναι επίσης ψηφιοποιημένο, επιτρέποντάς σας να αποφεύγετε τα λάθη πριν από την αποστολή εγγράφων και, το σημαντικότερο, να προσθέτετε τη νομικά αναγνωρισμένη εταιρική υπογραφή σας σε όλα τα έγγραφα ανθρώπινου δυναμικού σας.
Πληρώνετε μόνο για ό,τι χρησιμοποιείτε!
- Τιμολόγηση κάθε ημερολογιακό τρίμηνο
- Τιμολόγηση βάσει βαθμίδας χρήσης υπογραφής
- Εκπτώσεις: όσο περισσότερο χρησιμοποιείτε, τόσο περισσότερο μειώνεται η τιμή ανά υπογραφή.
Ποιο είναι το νομικό καθεστώς των ηλεκτρονικών υπογραφών;
Αφού επικυρωθεί από μια αρχή πιστοποίησης, μια ηλεκτρονική υπογραφή έχει την ίδια αποδεικτική αξία με μια χειρόγραφη υπογραφή.
Όταν χρησιμοποιούνται σε ψηφιακά έγγραφα, οι ηλεκτρονικές υπογραφές σας επιτρέπουν να επαληθεύσετε:
- Την ταυτότητα του υπογράφοντος (με σαφήνεια και ευκολία)
- Την ακεραιότητα του υπογεγραμμένου εγγράφου (δεν γίνονται αλλαγές μετά την υπογραφή)
- Τη μη αμφισβήτηση του υπογεγραμμένου εγγράφου από τον υπογράφοντα (ο υπογράφων δεν μπορεί να αρνηθεί ότι υπέγραψε το έγγραφο)
Από την 1η Ιουλίου 2016, το ευρωπαϊκό πρότυπο eIDAS παρέχει ένα νομικό πλαίσιο, που εναρμονίζει τους κανονισμούς που διέπουν τις υπογραφές σε ολόκληρη την Ευρωπαϊκή Ένωση.
Το Kelio ενσωματώνει αυτόματα την παροχή ενός αρχείου απόδειξης, που πιστοποιεί τη διαδικασία ηλεκτρονικής υπογραφής για κάθε υπογεγραμμένο έγγραφο.
Nitro: Ο έμπιστος συνεργάτης μας
Αυτή η λειτουργία προσφέρεται μέσω της σύνδεσης με την Αρχή Πιστοποίησης Nitro.
Για εσάς, το γεγονός αυτό αποτελεί εγγύηση ότι οι διαδικασίες ηλεκτρονικής υπογραφής μας συμμορφώνονται με όλους τους σχετικούς ευρωπαϊκούς και διεθνείς κανονισμούς.
Αυτός ο αξιόπιστος συνεργάτης συμμορφώνεται με τους κανονισμούς eIDAS. Αυτή η σύμπραξη τηρεί και σέβεται τις υποχρεώσεις που ορίζονται στον ΓΚΠΔ.
Γιατί να επιλέξετε την Kelio για την εφαρμογή ηλεκτρονικής υπογραφής;
- Εξοικονομήστε χρόνο στις καθημερινές εργασίες ανθρώπινου δυναμικού
- Μειώστε το κόστος
- Επιταχύνετε τους χρόνους σύναψης συμβάσεων
- Πιστοποιήστε τη γνησιότητα των υπογεγραμμένων εγγράφων
- Τριμηνιαία τιμολόγηση – με βάση τη χρήση
